Uredba koja se odnosi na elektronsko arhiviranje primenjuje se na one koji stvaraju i one koji poseduju arhivsku građu i dokumentarni materijal u digitalnom formatu. Prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, stvaraoci su fizička i pravna lica čijim radom nastaje ovaj materijal, dok se imaocima smatraju ona fizička i pravna lica koja ga poseduju na nekom pravnom osnovu. U suštini, ove obaveze se tiču svih učesnika u privrednim i neprivrednim aktivnostima. Ipak, zakon predviđa novčane kazne isključivo za pravna lica, što znači da fizička lica i preduzetnici nisu obuhvaćeni tim sankcijama. Takođe, ne očekuje se da će buduće izmene zakona uvesti kazne za ove kategorije subjekata u slučaju nepoštovanja propisa.
- Da li je Uredbom propisana obavezna digitalizacija dokumenata? Ne, obaveza elektronskog arhiviranja odnosi se isključivo na dokumentarni materijal koji nastaje u elektronskom obliku. Trenutno ne postoje zvanična tumačenja koja bi ukazivala da se Uredba primenjuje na dokumenta nastala pre 1. januara 2024. godine — odnosi se samo na ona kreirana nakon tog datuma. Dakle, nemate obavezu da skenirate postojeću papirnu dokumentaciju. Ukoliko se ipak odlučite na skeniranje, takav dokument se tretira kao obična kopija štampanog originala i ne potpada pod regulativu ove Uredbe. Međutim, ako papirni dokument digitalizujete na način kojim elektronska verzija dobija istu pravnu snagu kao original, tada takav dokument podleže Uredbi. Ova vrsta digitalizacije mora biti sprovedena u skladu sa posebnom procedurom.
- U kontekstu zakona o arhivskoj građi, digitalizacija podrazumeva pretvaranje dokumenata iz fizičkog (neelektronskog) u elektronski format. Dokument koji je na ovaj način digitalizovan može imati istu pravnu snagu kao i njegov original, ali samo ako su ispunjeni svi sledeći uslovi:
- – digitalizaciju mora izvršiti ili nadgledati jedno od sledećih lica:
- preduzetnik ili ovlašćeno lice kod preduzetnika,*
- ovlašćeno lice u pravnom licu ili lice koje je ono ovlastilo,
- lice ovlašćeno za overu potpisa, rukopisa i prepisa (npr. notar), ili lice koje je posebnim zakonom ovlašćeno za overu digitalizovanih dokumenata;
- – mora se obezbediti potvrda istovetnosti između originalnog i digitalizovanog dokumenta putem kvalifikovanog elektronskog potpisa ili pečata od strane jednog od prethodno navedenih lica.
- Detaljna pravila o tome šta se smatra digitalizovanim dokumentom nalaze se u članu 11 Zakona o elektronskom dokumentu.
- *Napominjemo da za preduzetnike ne postoje kaznene odredbe u vezi sa obavezom arhiviranja.
- – digitalizaciju mora izvršiti ili nadgledati jedno od sledećih lica:
3. Kakva je razlika između arhivske knjige i elektronskog arhiviranja? Arhivska knjiga predstavlja evidenciju tj. popis celokupne dokumentacije nastale u kalendarskoj godini, bez obzira da li su ti dokumenti nastali u papirnom ili elektronskom obliku. Elektronsko arhiviranje predstavlja sam čin arhiviranja dokumenata nastalih u elektronskom obliku. To predstavlja klasifikovsanje, razvrstavanje, pouzdano čuvanje i dostupnost tih dokumenata.
4. Koliko često se sprovodi elektronsko arhiviranje? Još jedna nedovoljno jasno regulisana obaveza je da li se arhiviranje elektronskih dokumenata sprovodi svakodnevno, nedeljno, mesečno ili godišnje. Za sada nema izričitih normi koje će odgovoriti na ovo pitanje, ali očekujemo da će period arhiviranja pratiti rokove koji su uspostavljeni Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, kao krovnim zakonom. Dakle, očekujemo da će se sprovoditi početkom godine, za prethodnu kalendarsku godinu. Svakako, ovo pitanje i dalje ostaje otvoreno.
Digitalizacija u smislu ovog zakona predstavlja konverziju dokumenta koji nije u elektronskom obliku u elektronski oblik. Akt tj. dokument koji je digitalizovan ima istu dokaznu snagu kao originalni akt, ako su kumulativno ispunjeni sledeći uslovi: da je digitalizacija akta sprovedena pod nadzorom: preduzetnika ili ovlašćenog lica kod preduzetnika* ovlašćenog lica u okviru pravnog lica, ili lica ovlašćenog od strane tog lica lica koje je ovlašćeno za overu potpisa, rukopisa i prepisa (notar) ili lica koje je posebnim zakonom ovlašćeno za overu digitalizovanog akta da je istovetnost digitalizovanog akta i originala potvrđena kvalifikovanim elektronskim pečatom/potpisom lica iz prethodne tačke Detaljna pravila šta predstavlja digitalizovani akt propisana su u članu 11 Zakona o elektronskom dokumentu. * Napominjemo da ne postoje kaznene odredbe povodom obaveze arhiviranja za preduzetnike (videti pitanje broj 2).
